การบริหารการเปลี่ยนแปลง (change management) ทักษะที่ผู้นำยุคใหม่ต้องมี

สภาพแวดล้อมที่เกิดการเปลี่ยนแปลงทำให้นักบริหารต้องมีการปรับตัวให้ทันต่อสภาวะแวดล้อม เนื่องจากผลของการเปลี่ยนแปลงก่อให้เกิดการสูญเสียได้ไม่ว่าจะเป็นเงินทุน  สินค้า  ทักษะ  เวลา  กำลังคน  และทรัพยากรอื่น ๆ   ซึ่งนักบริหารจะต้องตัดสินใจว่าเวลาใดควรจะมีการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์   หรือเวลาใดจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์  โดยนักบริหารจะต้องมีการเรียนรู้และมีความคิดสร้างสรรค์

องค์การจำเป็นจะต้องมีความยืดหยุ่น  มีรูปแบบองค์การที่ทันสมัย  และมีการพัฒนาเตรียมพร้อมเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง  ดังนั้นการบริหารความเปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อนักบริหารอย่างยิ่ง   โดยเฉพาะเมื่อโลกได้ก้าวเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสารและเทคโนโลยี  ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและการคาดการณ์เพื่อเตรียมวางแผนไว้ล่วงหน้าทำได้ยาก

กลยุทธ์ การบริการการเปลี่ยนแปลง จึงเป็นกลยุทธ์ที่ทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้  ซึ่งต้องอาศัยความเข้าใจความสามารถของนักบริหาร  รวมไปถึงความร่วมมือจากบุคคลในองค์การด้วย จึงจะทำให้สามารถบริหารความเปลี่ยนแปลงได้ (Management  of  Change)

ทั้งนี้หากไม่เข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลง  การจัดการก็อาจจะทำได้ยากขึ้น เนื่องจากความเปลี่ยนแปลงใด ๆ   มักจะก่อให้เกิดแรงต้านต่อการเปลี่ยนแปลง  ดังนั้นนักบริหารในฐานะที่เป็นผู้นำที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง  ย่อมต้องอาศัยทักษะและความรอบคอบในการจัดการ   โดยผู้บริหารต้องเข้าใจถึงธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง  กระบวนการการเปลี่ยนแปลง  และวางบทบาทของตัวเองในการสร้างความเปลี่ยนแปลง  สุดท้ายคือผู้บริหารสามารถตัดสินใจเลือกวิธีที่จะนำมาใช้ในการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์การ  และเลือกวิธีที่บริหารได้อย่างเหมาะสมกับองค์การ

แบล็คและพอร์เตอร์ (Black and Porter, 2000) ศึกษาเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงในองค์การ  โดยให้ความสำคัญปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงโดยมีการแบ่งเป็นปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายในองค์การ

ปัจจัยภายนอกองค์กร ได้แก่

1. สภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การคือ  ถ้าเศรษฐกิจไม่ดีทำให้องค์การต้องลดจำนวนบุคลากร  ลดจำนวนการผลิต  ในทางกลับกันถ้าเศรษฐกิจดีทำให้องค์การเพิ่มการผลิตสินค้าและบริการ  ทำให้มีภารกิจเพิ่มขึ้นและมีการเพิ่มจำนวนบุคลากร

2. คู่แข่งขัน มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงด้านกลยุทธ์การตลาด  ในการหาลูกค้าใหม่เพื่อเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดและการเติบโตทางการตลาด  และอาจทำให้เกิดการควบรวมกิจการ

3. เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมีผลกระทบต่อกิจกรรมหลักขององค์การ  ทำให้องค์การต้องเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต  เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน  และมีผลกระทบต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

4. การเมืองและกฎหมาย การเปลี่ยนแปลงนโยบายและกฎหมายมีผลให้องค์การต้องปรับเปลี่ยนนโยบาย  มีผลให้องค์การต้องปรับเปลี่ยนนโยบายการทำงาน  ระบบบริหารงาน  ซึ่งต้องมีวิธีการเปลี่ยนแปลงให้รวดเร็วและเกิดความขัดแย้งน้อยที่สุด

5. สังคมและประชากร การเปลี่ยนแปลงค่านิยมในการบริโภคสินค้าต่าง ๆ  ทำให้องค์การต้องเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต  ลักษณะของสินค้าและบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า  การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างประชากรมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงรูปแบบผลิตภัณฑ์  กลยุทธ์การขายและการตลาด

 

ปัจจัยภายในองค์กร ได้แก่

1.โครงสร้าง การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การส่งผลให้องค์การมีผลิตภาพเพิ่มขึ้น  และมีวิธีการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น  การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างนั้นรวมถึงการกระจายอำนาจ  การลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ  การเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์ในการประเมินบุคลากร

การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในระดับมหภาค คือ การรวมแผนกต่าง ๆ ในองค์การ  การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในระดับจุลภาค คือ การรวมหรือแยกแผนกต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงที่ตั้ง  ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ

การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในด้านต่าง ๆ ได้แก่ การปรับแผนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน  ลดความล่าช้า  โดยรวมแผนกต่าง ๆ ในองค์การเป็นแผนกเดียว  การรวมอำนาจด้านสารสนเทศ  รวมอำนาจการจัดการสารสนเทศไว้ที่ผู้จัดการเพียงคนเดียว  ลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ  ทำให้องค์การมีโครงสร้างแบนราบ และสร้างการทำงานเป็นทีม  สร้างความหลากหลาย  ลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ  และสร้างสำนักงานในภูมิภาคต่าง ๆ เป็นต้น

2. กลยุทธ์ นอกจากนี้ในกระบวนการเปลี่ยนแปลงภายในยังประกอบไปด้วยการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ขององค์การ  ซึ่งกลยุทธ์จะเป็นตัวกำหนดทิศทางการทำงาน  เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์การ   ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของกลยุทธ์จะเป็นส่วนที่สำคัญที่ทำให้ทิศทางการดำเนินงานขององค์การเปลี่ยนแปลง  การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์เกิดจากการปรึกษาหารือระหว่างผู้บริหารระดับต่าง ๆ  ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์จึงต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรในองค์การ

การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในด้านต่างๆ เช่น การผลิต  ออกผลิตภัณฑ์ใหม่  เพิ่มความหลากหลายของผลิตภัณฑ์  เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า  ให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้า  ราคา  ผลิตสินค้าที่มีราคาถูกและมีคุณภาพสูง

แชนเดลอร์ (Chandler,1962) ศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างกลยุทธ์และโครงสร้าง  และสรุปว่าการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์องค์การ (Corporate  Strategy) นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ

3. กระบวนการตัดสินใจ กระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารองค์การที่มีโครงสร้างแบบแบนราบนั้น  ผู้บริหารระดับสูงจะมีอำนาจในการตัดสินใจน้อยลง  การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์การ  ส่วนการตัดสินใจของพนักงาน เป็นสิ่งที่ทำให้เกิดนวัตกรรมต่าง ๆ  ทำให้เกิดวิธีการผลิตที่สามารถลดต้นทุนและเพิ่มคุณภาพให้เก็บสินค้าได้  ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต

4. กระบวนการทำงาน เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี และโครงสร้างองค์การ  ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานเพื่อแปรสภาพปัจจัยนำเข้าเป็นผลผลิตและผลลัพธ์

5. เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงเครื่องมือในการผลิตและเทคโนโลยีนั้นเป็นปัจจัยที่สำคัญในการอยู่รอด  และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์การ  ซึ่งมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง  กระบวนการทำงาน  และการบริหารทรัพยากรมนุษย์  การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในการทำงานอาจทำให้เกิดผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานคืออาจทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นในองค์การได้

6. วัฒนธรรม การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การอาจส่งผลกระทบให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี  การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การนั้นคือการเปลี่ยนแปลงค่านิยมในการทำงาน  การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมในด้านต่าง ๆ ได้แก่

• การร่วมมือและการให้อำนาจ  ผู้จัดการจะต้องไปทำงานในสาขาต่าง ๆ เช่นเดียวกับพนักงาน  เป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขาย่อย

• มิตรภาพและการบริการลูกค้า  สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและสมาคมต่าง ๆ

• การร่วมมือและการทำงานเป็นทีม  สร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ ในองค์การ  สร้างทีมงานเพื่อพัฒนานวัตกรรมและระบบการผลิต

• ความหลากหลาย  มีบุคลากรที่มีความชำนาญในด้านต่าง ๆ โดยมีการฝึกอบรม

• ความร่วมมือและการมีส่วนร่วม  ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ  เน้นความร่วมมือและการมีส่วนร่วมในทุกระดับขององค์การ

• ความรู้สึกเป็นครอบครัว  เพิ่มความรู้สึกเป็นเจ้าของและให้ความสำคัญกับพนักงานเพิ่มขึ้น

7. บุคลากร การเปลี่ยนแปลงนั้นมีความเกี่ยวข้องกับบุคลากรในองค์การในประเด็นต่อไปนี้ คือ

บุคลผู้นั้นทำหน้าที่อะไร บุคคลผู้นั้นมีทัศนคติและความคาดหวังอย่างไร  บุคคลนั้นทำการตอบสนองการเปลี่ยนแปลงอย่างไร  บุคคลนั้นได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาอย่างไร

การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดจากการเพิ่มหรือลดจำนวนบุคลากร  สับเปลี่ยน โอนย้ายแผนก  การให้ข้อมูลข่าวสาร  และการฝึกอบรมนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของบุคลากรได้  การเปลี่ยนแปลงรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรนั้นสามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน

การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะ  ความรู้  ความสามารถนั้นสามารถพัฒนาความสามารถในการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์การ  และทำให้ผลการปฏิบัติงานมีคุณภาพดีขึ้น

การเปลี่ยนแปลงนั้นมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงขนาดองค์การ  เพื่อให้สามารถทำการผลิตได้มีประสิทธิผลมากที่สุด  ซึ่งในปัจจุบันองค์การมีแนวโน้มที่จะมีขนาดเล็กลง  องค์การแต่ละประเภทจะมีขนาดที่แตกต่างกัน

องค์ประกอบที่สำคัญของการบริหารการเปลี่ยนแปลง ได้แก่ 

1. องค์กรต้องมีการวางแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี
2. ผู้นำที่เกี่ยวข้องต้องเป็นผู้นำที่มีความกระตือรือร้น (active leadership)
3. การจัดการด้านพฤติกรรมของผู้บริหาร
4. เป้าหมายและประโยชน์ที่องค์กรต้องการนั้นต้องมีความชัดเจน
5. ประสิทธิภาพการสื่อสารถึงผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงความถี่ของการสื่อสารด้วย
6. การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ
7. การสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อสนับสนุนสภาพแวดล้อมใหม่ขององค์กร
8. การจัดการด้านระบบของการตอบแทนหรือการให้รางวัล

การสนับสนุนจากผู้บริหารขององค์กรมีส่วนอย่างมากต่อความสำเร็จของการบริหารการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารขององค์กรจะเกี่ยวข้องต่อการสร้างแนวทางใหม่ของการดำเนินงานขององค์กร การวางกลยุทธ์ขององค์กรรวมถึงการสนับสนุนให้มีการปรับเปลี่ยน

1. เป็นผู้ที่ตั้งทิศทางในการเปลี่ยนแปลง
2. เป็นผู้แก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารการเปลี่ยนแปลง
3. ให้การสนับสนุนต่องานบริหารการเปลี่ยนแปลง

กิจกรรมในการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

1. การปรับเปลี่ยนด้านวิสัยทัศน์ (change vision) เป็นกิจกรรมที่สำคัญที่องค์กรต้องคำนึงถึงในการบริหารการเปลี่ยนแปลง การปรับวิสัยทัศน์ เป็นการจัดการด้านวิสัยทัศน์ที่องค์กรต้องการมุ่งสู่กลยุทธ์ที่ต้องการในอนาคต ซึ่งการปรับเปลี่ยนด้านวิสัยทัศน์ขององค์กรจะเกี่ยวข้องกับประโยชน์ ที่ได้รับจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้นด้วย

2. การออกแบบองค์กร (organization design) เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร กิจกรรมของการออกแบบองค์กรจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดสายงานการบังคับบัญชา (reporting structure) การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของงานใหม่ที่เกิดขึ้นใหม่ การกำหนดทักษะ (skills) ที่ต้องการสำหรับงานที่เกิดขึ้นใหม่หรือที่เปลี่ยนไปจากเดิม การกำหนดผลการปฏิบัติงาน (performance measurers) และรวมถึงการกำหนดความต้องการอื่น ๆ

3. การสร้างวัฒนธรรมองค์กร (corporate culture) การจัดการด้านวัฒนธรรมองค์กรเป็นกิจกรรมที่สำคัญในการผลักดันให้องค์กรไปสู่เป้าหมายความสำเร็จที่ต้องการได้เป็นกิจกรรมหนึ่งของการบริหารการเปลี่ยนแปลง

4. การสื่อสาร (communication) การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอยู่ที่ระดับการไหลเวียนของข่าวสาร ที่ผู้บริการต้องการสื่อไปยังพนักงานหรือกลุ่มเป้าหมายอื่น ๆ ได้อย่างครบถ้วนและชัดเจน รวมทั้งระดับของการเข้าใจในสารที่ถูกสื่อของพนักงานหรือกลุ่มเป้าหมายประสิทธิภาพของการสื่อจะมีผลกระทบต่อ

5. คุณค่า (values) พฤติกรรมความคิดของพนักงาน ดังนั้นองค์กรที่ประสบความสำเร็จในการบริหารการเปลี่ยนแปลงจะให้ความสำคัญต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมาเป็นลำดับต้น ๆ ของกิจกรรมการบริหารการเปลี่ยนแปลง

ทักษะผู้นำในการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ผู้นำจำเป็นต้องมี (Change Leadership Skills)

1.การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
2.การบริหารจัดการประชุม (Effective Meeting)
3.การบริหารความขัดแย้ง (Conflict Management)
4.การแก้ปัญหาและตัดสินใจร่วมกัน (Collaborative Problem-solving & Decision Making)
5.การบริหารทีมบนความแตกต่าง (Team Synergy)

แบ่งปันแนวทางบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงและการ Transform องค์กรด้วย Adizes Methodology
(Change Management using Adizes Methodology)

ในโลกปัจจุบันที่เต็มไปด้วยความเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารและผู้นำองค์กรจำเป็นต้องมีทักษะการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) หนึ่งใน methodology ที่ดีมากๆในการทำ Business Transformation คือ Adizes Methodology ที่มีกระบวนการ ขั้นตอน และ framework ในการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงในองค์กร 
 

ทาง MindSpring ร่วมกับ Prudent Advisory (ก่อตั้งโดย คุณ รังสรรค์ ธรรมมณีวงศ์ ซึ่งเป็น Associates ของ Adizes Institute) จะมาแบ่งปันแนวทางและเทคนิคต่างๆเพื่อช่วยให้ผู้นำบริหารจัดการองค์กรท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้นผ่าน Youtube

#LeadingChange
#ChangeManagement
#PrudentAdvisory
#MindSpringAcaemy